Manual Operativo Room Division Manager

( HouseKeeping / Laundry Service / Areas Publicas.)

Labores Especificas  / Roll Diario.

Planeacion del Dia:

• Al comienzo del dia  se  Realiza un Briefing  de Camareras para informar de aspectos operativos normales e indicara si hay Grupos en Casa, Vips, Inspecciones etc.
• Reviza y repasa la Asignación con todo su equipo ( en coordinacion con Front Desk Manager )
• Durante la Realización del Briefing en conjunto con sus supervisoras asignara los siguientes aspectos operativos.

1. Asignación de Camareras  / Habitaciones por Anfitriona.

1.1.  Cuantas Ocupaciones le Tocan

1.2.  Cuantas Vacias Sucias le Tocan.

1.3.  Cuantas  Llegadas Esperadas le tocan para  revision  de Rutina.

1.4.  De paso se continua con distribución de Material de Trabajo, puede ser en estaciones o a la propia camarista.

1.5.  Se abastece según lista de Distribución para cada camarera.  

1.6                            Lavanderia : Revisa Staffing  para el dia siguiente y distribución de Trabajo asignado, con encargado de Lavanderia.

1.7                            Revisa el Inventario disponible para cubrir operación el dia siguiente, o en  su defecto de que este muy ajustado, determina estrategia de producción y hora final para revisar que este ya listo para dia siguiente

1.8                            Asigna prioridades de Producción y tiempos de rendimiento para cada departamento:  Ej: Prioridades Operativas son:  Blancos de Habitación  especialmente para realizar cambios y Llegadas esperadas, esto incluye: Sabanas, Cubre colchas, Sabanas Decorativas y Edredones.  En Alimentos y bebidas revisar con el Encargado las Rotaciones y Montajes y determinar las Horas maximas que necesitan : Mantelería y Servilletas en Operativo.

1.9                            Revisa las Reservas de Rotacion en Blancos Generales.

1.10                        Finalmente Revisa que surtidor tenga todo su inventario para todo el dia y que finalicen todo cubierto.

1.11                    Areas Publicas:

1.12                        Con Encargado de Areas Publicas revisa pendientes y asigna las prioridades de trabajo del dia.

1.13                        Brevemente con el Encargado repasa las Zonas Normales de Roll y estima una hora para su revision final.

1.14                        ZONAS NORMALES DE ROLL: Las siguientes: Lobby, Restaurantes,Banos  abiertos al  Huésped,Terrazas de piscina, snacks,Areas Publicas etc.

1.15                        Revisa los ** Zonas de Ataque. **  y valora la mejora.

1.16                        ZONA DE ATAQUES: Las Zonas de Ataque son Areas con alta rotacion que por el roll continuo se atienden de manera superficial, estas necesitan ser planeadas en Roll semanal para dedicarles  un tiempo considerable dentro del roll y sacarlas poco a poco. Cuales son estas:  Salidas de piscinas,Salidas de Banos, corredores de habitaciones, Banos publicos mayor expuestos, entradas de Restaurantes, Desayunadotes, Senderos etc.

2. RECORRIDO:   Comienza la Etapa Operativa mas importante después de la Planeacion del dia:

2.1    Se comienza a Revisar las Areas que tienen mas visibilidad al Huésped y que van a ser expuestas desde primeras horas: Areas de Restaurantes / Basureros / Terrazas / Desayunadotes / Senderos / Bares / Piscinas etc.

2.2    En el Recorrido de su Area se sacaran puntos de prioridad y de seguimiento los cuales se pasaran a una lista General de Division Cuartos con copia a Gerencia

General.

2.3    Como parte de recorrido gran parte se centra en la revisión del trabajo asignado a Camaristas y constante apoyo a estas.

2.4    Como Etapa final del recorrido de determina la evolucion del trabajo y se procede a una revisión final con Front Desk para ver Estado de la Propiedad. Y asi liberar habitaciones.

2.5    El flujo constante de Información entre los supervisores y Gerente Division Cuartos es muy importante en orden de ir Liberando Inventario de Propiedad. Y la correcta comunicación a Front Desk.

3.STOCKS / INVENTARIO DE OPERACIÓN:

3.1    Al final de la Operación,  la planeacion y distribución de los stocks para el dia siguiente es muy importante.

3.2    Revisar cuidadosamente:  Inventario de Blancos / Toallas piscina / Mantelería A&B, Pendientes de Otras Areas.

3.3    Revisar cuidadosamente:  Stocks en Amenities y disponibles en operación / Champú, Jabon de Bano, Gel, Rinse, Costurero , Gorra de Bano, Crema de Manos y cuerpo.

BITACORA DIARIA DE OPERACIÓN:

Como aspecto de seguimiento y anotacion diaria: Es necesario llevar la Bitácora de Operación diaria , que sera revisada semanalmente por Gerencia General.

En Esta se anotaran los siguientes aspectos:

1. Llegadas Y salidas.
2. Bloqueadas por Mantenimiento.
3. VIPS
4. GRUPOS
5. Aspectos Importantes de Mantenimiento Preventivo / Pendientes etc.
6. Lost and Found.
7. Reportes de Perdida etc.
8. Quejas de Standard.

Ademas de Mantener en File Asignación de Camareras.

PROGRAMA MANTENIMIENTO PREVENTIVO.

El programa de Mantenimiento preventivo tiene como fin determinar las bajas sensibles en Inventario de Habitaciones, determinar una estrategia y su posterior solucion:

Las Habitaciónes , Villas, Suites, Bungalows etc , deben ser consideradas elementos de inventario y que como tales deben ser tratadas con la prioridad de Mantenimiento que requieren:

El Primer paso para determinar necesidades de Mantenimiento es el Recorrido especifico por Habitación.

Este comienza de la siguiente manera:

Inspeccion de Accesos, corredores, Balcones, Puertas y Ventanas , Patios de la habitación.

Inspeccion de Camara Pincipal, Decoración , rotulos  informativos ,estado de Muebles, Mesitas de Noche, Closets, Sillas de terraza , dispositivos electricos: Lamparas, Radios Despertador, Caja de Seguridad, Secadora, Aire Acondicionado, Controles, Televisión etc.

Inspeccion de Banos: Estado de la Zona Sanitaria , Lavatorios, Ducha, manguera , Tians y Jacuzzi.

Se determina que necesita  de  mantenimiento y se gira la orden trabajo y el tiempo de bloqueo que va  a requerir la habitación.

Lista de Constantes:  Es una Guia que da parámetros para establecer un Patron de desperfectos en ciertas habitación.

Patrones que le indican si una habitación ha tenido problemas con los jets en su jacuzzi al menos tres veces este mes, o si la Unidad de Aire Acodicionado se descarga con facilidad, o tira el protector termico con regularidad, Si le calentador de agua en cierto grupo de habitaciones tiene a quemarse demasiado, posiblemente se deba a sobrecargas en horas pico, etc . Si la habitación tiene problemas recurrentes con los banos etc.

Todos estos registros dan una base de datos para prevenir y corregir estos errores en el futuro.

Su mecanica consiste en llevar el Registro deacuerdo a los reportes y documentarlos bien. De manera que se pueda tener información consisa de que fue lo que paso en esa habitación.

El Mantenimiento Preventivo:  Tambien se trata paralelamente  de Coordinar Revisiones constantes diarias  a las Unidades mas sensibles y de mayor Uso en las Habitaciones:

Por Ejemplo: Aires Acondicionados / Duchas Calentadores / Motores de Jacuzzi, Jets,/ Cajas de Seguridad / Lavines electronicos/ Televisores / Cable / Controles.

Mantenimiento Preventivo Y Bloqueos:
Esto aplica para Bloqueo de la Habitación, o sea sacarla de inventario por cierto cantidad de tiempo para realizar trabajos mayores.

• Trabajos de Pintura.
• Cambio de Tina, Jacuzzi.
• Trabajos en Sistema electrico.
• Remodelaciones leves.
• Reparacion  de Balcones.
• Cambio de Aires Acondicionado.
• Trabajos externos de Jardinería que compliquen el acceso a   la Habitación.

Bloqueos de Habitaciones:

Se Bloquea  por varios Factores:

• Baja Ocupación: Se retiran amenities, Colchas decorativas, Edredones, Sabanas, Almohadasy se refresca la Habitación, se le hace una limpieza Profunda y se monta un dia antes de su   Asignación con Llegada esperada.
• Bloqueos de Request : Se bloquean Sectores  de habitación y solo se asigna ciertos sectores dependiendo del request del Grupo. Se salva la habitaciones en mismos sectores para facilitar la operación y concentración de una mayor numero de habitaciones.
• Bloques Operativos: Específicamente de Mantenimiento.